Mengenal Channel Manager Dan Bedanya Dengan PMS Hotel

Mengelola hotel dengan jumlah kamar yang banyak tentu akan ribet. Terlebih lagi bila menggunakan banyak online travel agent (OTA) untuk menjual kamar, pastinya akan membutuh banyak waktu untuk pengelolaannya, sehingga perlu menggunakan layanan channel manager.

Bila anda masih asing dengan channel manager ini, anda dapat melanjutkan scroll ke bawah untuk melanjutkan membaca.

Apa Itu Channel Manager?

Channel manager adalah layanan yang dapat membantu didalam proses distribusi kamar dan harga hotel melalui berbagai situs web pemesanan online (online travel agent) dan saluran distribusi lainnya.

Adanya layanan ini, akan memungkinkan anda untuk memperbarui harga, ketersediaan, hingga reservasi secara otomatis sekaligus di beberapa platform yang dipakai.

Selain itu, bila anda tidak memiliki PMS (Property Management System), beberapa penyedia layanan channel manager ini sudah menyediakannya untuk anda.

Dengan ini, pengelolaan inventaris kamar hotel dapat dilakukan secara real-time serta terhindar dari risiko double-booking atau overbooking.

Sistem ini terhubung dengan berbagai platform seperti situs web pemesanan online, online travel agent (OTA), situs perbandingan harga, serta property management system (PMS).

Apa Perbedaan Channel Manager dan PMS Hotel?

Perbedaan diantara channel manager dan Property Management System (PMS) terletak pada fokus dan tujuannya. Untuk lebih lengkapnya, anda bisa cek pada tabel di bawah ini.

Perbedaan Channel Manager dan PMS Hotel
Perbedaan	Channel Manager	PMS Hotel
Fokus	Berfokus pada manajemen distribusi dan pemasaran online.	Lebih berfokus pada pengelolaan operasi hotel secara keseluruhan.
Tujuan	Membantu hotel untuk memaksimalkan pemasaran melalui berbagai platform online	Memastikan operasi harian berjalan dengan lancar mulai dari pemesanan hingga check out tamu.

Mengapa Sebuah Perusahaan Menggunakan Channel Manager?

Berikut ada beberapa alasan mengapa sebuah hotel atau villa perlu menggunakan layanan channel manager.

1. Pengelolaan Inventaris dan Harga Kamar Yang Lebih Efisien

Mengelola harga kamar dan ketersediaan kamar di berbagai platform secara manual tentu akan sangat membutuhkan waktu dan mungkin ­dapat berisiko lebih besar terjadinya kesalahan.

Dengan penggunaan channel manager hotel, proses pengelolaan dapat diotomatisasi sehingga dapat menghemat banyak waktu serta mengurangi risiko kesalahan.

2. Mencegah Terjadinya Masalah Double-Booking

Double-Booking merupakan keadaan dimana kamar yang sama dijual kepada dua tamu yang berbeda dalam waktu bersamaan.

Masalah ini sering terjadi dalam pengelolaan hotel atau villa. Untuk menghindari hal itu, channel manager secara otomatis akan mengelola ketersediaan kamar di semua saluran yang dipakai.

3. Membantu Mengoptimalkan Pendapatan

Dengan fitur mengubah harga kamar secara real-time berdasarkan permintaan dan penawaran pasar, channel manager dapat membantu hotel anda untuk mengoptimalkan pendapatan.

Hal tersebut memungkinkan hotel untuk menyesuaikan harga untuk periode high season atau low season serta menarik tamu dengan penawaran khusus.

4. Meningkatkan Jangkauan Audiens

Channel manager akan memungkinkan hotel untuk menyebarkan kamar mereka ke berbagai platform pemesanan online dan OTA (Online Travel Agent) seperti: Traveloka, Expedia, Agoda dan lain sebagainya.

Selain itu, juga dapat meningkatkan visibilitas mereka di pasar global sehingga akan membantu menjangkau audiens yang lebih luas.

5. Membantu Analisis Data

Sebagian besar channel manager saat ini sudah dilengkapi dengan alat analisis data. Dimana alat analisis ini nantinya akan membantu pengelola hotel memahami perilaku pembelian dan tren pemesanan.

Dengan adanya fitur ini tentu sangat membantu pengelola hotel di dalam pengambilan keputusan khususnya dalam perubahan harga, penawaran promosi, dan membuat strategi pemasaran.

Bagaimana Channel Manager Membantu Pengelolaan Hotel?

Dalam kasus Ketika anda menjual kamar hotel di lebih dari satu platform baik website pemesanan online ataupun OTA, tentu anda nantinya harus memperbarui harga di masing-masing platform tersebut.

Hal tersebut pastinya akan menghabiskan banyak waktu untuk merubah harga satu per satu. Dengan ini, anda dapat memperbarui harga di semua platform tersebut langsung melalui satu tempat saja.

Selain itu, channel manager juga akan menghindari terjadinya double-booking. Kamar yang sudah terjual akan dihapus oleh sistem secara otomatis di penyedia saluran lainnya. Sehingga, hal tersebut akan menurunkan terjadi double pemesanan.

Apabila terjadi pembatalan pemesanan, sistem juga akan merubah status kamar tersebut online kembali secara otomatis, sehingga anda akan dapat menjualnya kembali.

Sebagai contoh kasus sederhana, anda mempunyai hotel berbintang 4 dengan 30 kamar yang siap untuk direservasi. Dalam pendistribusian kamar hotel ini, anda bekerjasama dengan 5 Online Travel Agent (OTA) seperti: Booking.com, Expedia, Agoda, Airbnb, dan Traveloka.

Pada suatu hari anda mendapatkan satu revervasi pada Booking.com untuk kamar nomor 108 untuk 3 hari kedepan.

Dalam hal ini, katakanlah anda sudah mekakukan update satu per satu ketersediaan kamar di semua OTA kecuali Traveloka bahwa kamar nomor 108 ini sudah dipesan.

Beberapa jam kemudian, anda mendapat reservasi pada Traveloka untuk kamar nomor 108 ini lagi dengan waktu menginap yang sama juga. Karena status ketersediaan kamar belum diupdate di Traveloka, maka sistem tentunya akan menyetujui reservasi ini.

Dari hal ini, terjadilah masalah double-booking karena kamar 108 dipesan oleh 2 orang dengan waktu yang hampir bersamaan. Masalah ini pastinya akan membuat salah satu tamu menjadi kecewa dan merusak reputasi hotel anda.

Sebagai solusi dari permasalahan ini, maka anda dapat menggunakan teknologi Channel Manager. Yang mana anda dapat melakukan update ketersediaan kamar di semua OTA sekaligus hanya melalui satu tempat saja.

Bagaimana Langkah Memilih Channel Manager Terbaik?

Memilih hotel channel manager yang tepat merupakan hal yang wajib untuk anda lakukan bila ingin mengoptimalkan pengelolaan distribusi online dan operasional hotel.

Bila anda masih bingung bagaimana memilih channel manager terbaik, anda bisa mengikuti beberapa langkah-langkah berikut ini.

1. Identifikasi Kebutuhan Hotel Anda

Langkah pertama yang dapat anda lakukan adalah mengidentifikasi kebutuhan hotel anda seperti banyaknya jumlah kamar dan lain sebagainya.

Tentukan tujuan utama anda dari penggunaan channel manager ini baik itu menghindari double booking, mengoptimalkan harga, ataupun diversifikasi saluran distribusi.

2. Pastikan Dapat Terintergrasi Dengan Sistem yang Ada

Pastikan channel manager dapat terintergrasi dengan sistem-sistem yang sudah ada baik itu PMS, sistem pembayaran, dan laporan keuangan.

Integrasi sistem ini penting untuk terciptanya alur kerja yang mulus, efisien, dan akurat.

3. Kompatibel Dengan Saluran Distribusi

Selain dapat teintergrasi dengan sistem yang ada, penting juga untuk anda memastikan channel manager yang dipakai kompatibel dengan saluran distribusi yang anda pakai.

Saluran distribusi yang dimaksud diantaranya seperti Online Travel Agent (OTA), situs perbandingan harga atau situs pemesanan online lainnya.

4. Mudah Untuk Digunakan

Pilihlah channel manager yang mudah untuk digunakan. Hal ini tentu akan mengurangi risiko anda atau staff anda menghabiskan banyak waktu untuk belajar.

Channel manager yang mudah digunakan mengacu pada platform dengan antarmuka yang intuitif serta dibekali fitur-fitur yang mudah diakses.

5. Memiliki Keandalan dan Tim Support Yang Responsif

Pastikan channel manager yang anda pilih memiliki rekam jejak kendalan yang baik serta tim support yang responsif.

Hal ini sangat penting untuk mengurangi munculnya masalah-masalah teknis serta bisa secara cepat mendapatkan solusi bila muncul pemasalahan nantinya.

6. Menyediakan Alat Analisis dan Pelaporan

Pilihlah hotel channel manager yang menyediakan fitur analisis dan pelaporan yang akurat. Fitur ini akan sangat membantu anda memahami tren pemasaran, kinerja saluran distribusi, dan perilaku tamu yang menginap.

Analisis dan pelaporan yang akurat akan memudahkan untuk mengambil keputusan yang lebih cerdas nantinya

7. Evaluasi Biaya-Biaya

Terakhir anda perlu melakukan evaluasi biaya-biaya seperti biaya pemasangan, lisensi, serta biaya-biaya lainnya yang terkait dengan layanan channel manager.

Anda dapat membandingkan biaya-biaya tersebut dengan potensi peningkatan pendapatan atau efisiensi yang akan diperoleh nantinya.

Dengan menemukan layanan channel manager yang tepat akan membantu anda mengelola hotel atau villa anda secara optimal serta meningkatkan pemasaran online.