Mengenal Tahapan SOP Reservasi Hotel Secara Umum

Menangani reservasi merupakan bagian dari operasional sehari-hari manajemen hotel. Dengan SOP reservasi hotel yang baik, hotel dapat memastikan pengalaman tamu yang mulus dan memuaskan.

Untuk anda yang mungkin belum tahu mengenai tahapan menangani reservasi hotel, berikut kita akan membahas standar operasional prosedur secara umum.

SOP Reservasi Hotel

Penerimaan Reservasi

Langkah pertama dalam mengelola reservasi adalah menerima permintaan reservasi dari tamu. SOP yang baik adalah dengan pengumpulan informasi dan konfirmasi ketersediaan.

Dalam pengumpulan informasi, staf reservasi biasanya harus mengumpulkan informasi penting seperti nama tamu, nomor kontak, tanggal kedatangan, tanggal keberangkatan, jumlah tamu, preferensi kamar, dan permintaan khusus lainnya.

Sementara untuk konfirmasi ketersediaan, staff harus memeriksa ketersediaan kamar sesuai dengan permintaan tamu.

Konfirmasi Reservasi

Setelah menerima permintaan reservasi, langkah selanjutnya adalah mengkonfirmasi reservasi dengan tamu. Ini akan mencakup mengirim pesan konfirmasi dan meminta pembayaran di muka apabila ada.

Staf reservasi akan mengirimkan pesan konfirmasi kepada tamu melalui email atau pesan teks yang mencakup rincian reservasi dan informasi kontak hotel untuk pertanyaan lebih lanjut.

Apabila diperlukan, staf juga akan meminta pembayaran muka atau deposit untuk menjamin reservasi.

Pengelolaan Perubahan Dan Pembatalan

SOP yang baik juga harus mencakup prosedur untuk mengelola perubahan atau pembatalan reservasi hotel.

Dalam hal ini, pihak hotel harus memiliki kebijakan yang jelas terkait perubahan tanggal atau pembatalan reservasi, termasuk batas waktu yang diperbolehkan dan biaya yang terkait.

Apabila ada perubahan reservasi, staf hotel harus menangani permintaan perubahan dengan cepat dan efisien, sesuai dengan kebijakan hotel.

Sementara apabila tamu memutuskan untuk membatalkan reservasi, staf harus memproses pembatalan sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan dan mengonfirmasi pembatalan kepada tamu.

Pelaporan Dan Analisis

Bagian akhir dari SOP adalah pelaporan dan analisis untuk memantau kinerja reservasi hotel. Ini mencakup pelaporan reservasi, analisis kinerja, dan umpan balik tamu.

Dalam pelaporan reservasi, hotel harus memiliki sistem pelaporan yang memungkinkan manajemen untuk melacak jumlah reservasi, tingkat okupansi, dan tren pemesanan.

Lalu, ada analisis kinerja dimana staff akan menganalisis data reservasi. Dimana itu bertujuan untuk dapat mengidentifikasi pola pemesanan, memprediksi permintaan masa depan, dan membuat strategi pemasaran yang lebih efektif.

Bagian terakhir, staff akan meminta umpan balik (feedback) dari tamu setelah menginap. Ini dilakukan untuk tujuan mengevaluasi pengalaman reservasi dan mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki.

Demikianlah pembahasan mengenai SOP reservasi hotel ini. Semoga dapat bermanfaat!