Memahami Prosedur Menangani Pembatalan Reservasi Hotel

Pembatalan reservasi hotel memang kerap terjadi dalam proses pemesanan suatu kamar ataupun ruangan meeting. Ini dapat terjadi karena berbagai alasan dari tamu.

Proses penanganan pembatalan atau cancellation ini memang menjadi hal yang sangat penting untuk diperhatikan oleh hotel. Tujuannya agar kamar yang telah dipesan sebelumnya tersebut dapat segera dijual kembali ke tamu lain.

Alasan Mengapa Tamu Melakukan Pembatalan Reservasi

Berikut alasan mengapa tamu melakukan pembatalan reservasi di hotel

Perubahan Rencana

Tamu mungkin memiliki perubahan rencana mengenai tanggal atau jumlah tamu. Sehingga, mereka perlu membatalkan atau mengubah reservasi yang ada.

Ketidaknyamanan Dengan Kondisi Kamar

Tamu mungkin merasa ketidaknyaman dengan kondisi kamar yang dimiliki hotel atau khawatiran yang diberikan oleh hotel.

Menemukan Diskon Atau Paket Menarik Di Hotel Lain

Tamu mungkin menemukan diskon atau paket yang lebih menarik di hotel lain. Sehingga, mereka ingin membatalkan reservasi yang ada untuk mengganti dengan yang lebih baik.

Ketidakpastian

Tamu mungkin tidak tertarik dengan kota, restoran, atau fasilitas yang ditawarkan oleh hotel, sehingga mereka ingin membatalkan reservasi yang ada dan mencari hotel yang berbeda.

Kesalahan Dalam Pemesanan

Tamu mungkin membuat kesalahan saat memesanan, seperti menambahkan tanggal kedatangan yang salah.

Cara Menangani Pembatalan Reservasi Hotel

Dalam menangani pembatalan reservasi, itu mungkin berbeda-beda di setiap hotel tergantung jenis reservasi yang dilakukan dan kebijakan yang berlaku di hotel.

Namun, secara umum hal pertama yang perlu dilakukan untuk menangani pembatalan adalah dengan mendapatkan informasi lengkap dari tamu.

Informasi tersebut dapat berupa nama lengkap, alamat tamu, jumlah kamar yang dipesan, tanggal kedatangan, nomor tamu untuk konfirmasi reservasi (bila tersedia), nama & nomor kontak orang yang menelpon pembatalan pemesanan, dan alasan melakukan pembatalan.

Dengan mendapat informasi-informasi tersebut, hotel akan menjadi lebih mudah di dalam memastikan bahwa catatan reservasi tersebut valid dan dapat diakses oleh staff lain yang mengurus reservasi.

Setelah mencatat pembatalan, department front office dapat memberikan nomor pembatalan kepada tamu yang telah melakukan pembatalan. Tujuannya tentu untuk memastikan reservasi telah benar dibatalkan.

Terakhir, pihak hotel dapat menanyakan apakah tamu ingin melakukan reserveasi alternatif di tanggal lain atau tidak.

Walaupun pembatalan reservasi dapat merugikan pendapatan dari pihak hotel. Akan tetapi, staff sebaiknya tetap melayani dengan sikap yang sopan dan efisien untuk menjaga citra baik hotel.