Property Management System: Tingkatkan Efisiensi Hotel Anda

Property Management System (PMS) merupakan sebuah teknologi yang digunakan untuk mengelola berbagai aspek operasional properti komersial, salah satunya adalah hotel.

Teknologi ini dirancang untuk mempermudah pengelolaan properti dengan mengotomatisasi dan menyederhanakan proses-proses administratif, operasional, dan layanan tamu.

Cara Kerja Property Management System

Setiap PMS mungkin menawarkan fitur yang berbeda-beda akan tetapi secara umum cara kerjanya adalah sebagai berikut.

Reservasi dan Pemesanan

PMS memungkinkan pengelolaan reservasi secara efisien. Berikut adalah proses yang terjadi:

• Integrasi dengan Channel Manager

PMS dapat terhubung dengan Channel Manager. Ini memungkinkan pengelolaan pemesanan dari berbagai saluran dalam satu sistem.

Misalnya reservasi online dari Online Travel Agent (OTA) seperti Booking.com, Expedia, dan Agoda melalui.

• Real-time Availability

Sistem memperbarui ketersediaan kamar secara real-time, meminimalisir terjadinya overbooking dan memastikan informasi akurat bagi tamu dan staf.

• Konfirmasi Otomatis

Setelah reservasi dibuat, PMS secara otomatis mengirimkan konfirmasi kepada tamu melalui email atau SMS.

Check-in dan Check-out

Dengan PMS, proses check-in dan check-out di hotel menjadi lebih cepat dan efisien.

• Registrasi Cepat

Data tamu yang sudah tersimpan mempercepat proses registrasi. Tamu hanya perlu memverifikasi informasi mereka.

• Billing Integration

Selama check-out, PMS mengkalkulasi semua biaya yang terakumulasi selama menginap, ini akan memudahkan proses pembayaran.

Manajemen Kamar

Membantu dalam pengelolaan status kamar dan koordinasi housekeeping.

• Status Kamar Real-time

Housekeeping dapat memperbarui status kamar, misalnya, occupied (sedang ditempati tamu) atau vacant (kosong dan siap dijual).

Penagihan dan Akuntansi

Menyederhanakan proses penagihan dan pencatatan keuangan.

• Automated Billing

Semua transaksi yang dilakukan oleh tamu, termasuk restoran, spa, dan layanan tambahan lainnya, dicatat secara otomatis.

• Invoicing

PMS menghasilkan faktur yang dapat diakses dan dikirim ke tamu saat check-out.

• Financial Reporting

Sistem ini juga menghasilkan laporan keuangan yang komprehensif. Sehingga, dapat membantu manajemen dalam memantau pendapatan dan pengeluaran.

Manajemen Inventaris

Pengelolaan inventaris menjadi lebih terorganisir.

• Stock Management

Sistem ini melacak persediaan barang-barang penting seperti perlengkapan kamar, makanan, dan minuman.

Pelaporan dan Analitik

Menyediakan fitur pelaporan yang membantu manajemen dalam pengambilan keputusan.

• Operational Reports

Laporan harian, mingguan, dan bulanan tentang tingkat hunian, pendapatan, dan kinerja staf.

• Customer Insights

Analisis data tamu untuk memahami preferensi dan pola perilaku, membantu dalam personalisasi layanan.

Customer Relationship Management (CRM)

PMS seringkali dilengkapi dengan modul CRM Hotel untuk mengelola hubungan dengan tamu.

• Guest Profile

Sistem menyimpan informasi detail tentang tamu, termasuk preferensi dan riwayat kunjungan.

• Feedback Management

PMS memungkinkan pengelolaan umpan balik tamu, membantu dalam peningkatan kualitas layanan.

Cara Memilih PMS Yang Tepat Untuk Hotel

Identifikasi Kebutuhan Hotel Anda

Setiap hotel memiliki kebutuhan yang berbeda berdasarkan ukuran, tipe layanan, dan target pasar.

Langkah pertama dalam memilih PMS yang tepat adalah mengidentifikasi kebutuhan spesifik hotel anda. Sebagai contoh:

• Ukuran Hotel

Apakah hotel anda memiliki 10 kamar? 20 kamar? atau mungkin lebih dari 50 kamar? Ukuran hotel akan mempengaruhi kompleksitas sistem yang diperlukan.

• Tipe Layanan

Apakah anda hanya menawarkan kamar, atau juga memiliki fasilitas tambahan seperti restoran, spa, dan ruang konferensi?

• Target Pasar

Apakah tamu anda sebagian besar adalah wisatawan bisnis, keluarga, atau pelancong internasional?

Fitur-fitur seperti multi-bahasa dan multi-mata uang mungkin diperlukan.

Fitur Utama Yang Dibutuhkan

Pastikan PMS yang anda pilih memiliki fitur-fitur utama yang dibutuhkan oleh hotel Anda. Beberapa fitur penting yang umumnya ada dalam PMS, diantaranya:

• Manajemen Reservasi: kemampuan untuk mengelola pemesanan dari berbagai saluran, termasuk OTA (Online Travel Agent), situs web hotel, dan walk-in.
• Check-in dan Check-out:Proses yang efisien untuk mengelola kedatangan dan keberangkatan tamu.
• Manajemen Kamar: Pemantauan status kamar hotel, pemeliharaan, dan kebersihan.
• Penagihan dan Akuntansi: Penanganan transaksi keuangan, faktur, dan laporan keuangan.
• CRM (Customer Relationship Management): Mengelola data tamu dan personalisasi layanan.
• Pelaporan dan Analitik: Laporan harian, mingguan, dan bulanan untuk analisis kinerja hotel.

Kemudahan Penggunaan dan Tersedia Pelatihan

Pilihlah PMS yang mudah digunakan oleh staf hotel, termasuk mereka yang mungkin tidak memiliki latar belakang IT sekalipun.

• Antarmuka Pengguna: Apakah sistem ini memiliki antarmuka yang intuitif dan mudah dinavigasi?
• Tersedianya Training: Apakah penyedia PMS menawarkan pelatihan atau training yang untuk staf Anda?

Dukungan Integrasi dengan Sistem Lain

Perhatikan dukungan integrasi dengan sistem lain yang mungkin sudah digunakan atau yang rencananya akan digunakan oleh hotel anda, seperti:

• Channel Manager: Untuk mengelola distribusi kamar di berbagai OTA.
• Sistem Point of Sales (POS): Untuk restoran dan bar di dalam hotel.
• Sistem akuntansi: Untuk pelaporan keuangan yang lebih mudah.
• Sistem manajemen hubungan tamu (Guest Management): Untuk meningkatkan layanan tamu.

Keamanan dan Keandalan Sistem

Keamanan data tamu dan keandalan sistem adalah aspek yang sangat penting.

Pertimbangkan bagaimana PMS melindungi data sensitif, termasuk informasi pribadi tamu dan data keuangan?

Apakah penyedia menyediakan dukungan pemeliharaan apabila terjadi kendala atau masalah?

Apabila anda masih bingung dalam mencari sistem manajemen properti yang tepat untuk hotel, GuestPro menyediakan solusi teknologi untuk memudahkan operasional hotel anda.

Silahkan konsultasi bersama kami sekarang melalui WhatsApp atau coba gratis dengan klik Request Demo.