Mengetahui Dampak Double Booking Dan Tips Meminimalisirnya

Dalam kontek perhotelan, double booking adalah situasi dimana suatu kamar direservasi atau dipesan oleh dua tamu dalam waktu bersamaan. Situasi ini dapat terjadi karena sejumlah alasan dan tentunya dapat membawa dampak buruk bagi bisnis hotel.

Untuk lebih lanjut mengenai double booking atau pemesanan double, mari simak lebih lanjut di bawah ini!

Penyebab Double Booking Dalam Perhotelan

Berikut adalah beberapa hal yang mungkin dapat menyebabkan terjadinya pemesanan double.

Kesalahan Sistem Reservasi

Salah satu penyebab paling umum double booking adalah kesalahan dalam sistem reservasi.

Jika sistem tidak dapat secara akurat memantau ketersediaan kamar secara real-time, maka risiko pemesanan double meningkat.

Kurangnya Komunikasi Komunikasi Antar Departemen

Kurangnya komunikasi di antara departemen hotel, terutama antara resepsionis, manajemen reservasi, dan staf pembersihan kamar, juga dapat menyebabkan ketidakjelasan yang mengarah pada double booking.

Penambahan atau Penghapusan Reservasi Tanpa Pemberitahuan

Apabila ada perubahan atau penghapusan dalam reservasi dan tidak dikomunikasikan, maka juga dapat menyebabkan kamar direservasi oleh lebih dari satu tamu.

Kurangnya Integrasi Sistem

Sistem yang tidak terintegrasi dengan baik, terutama antara sistem reservasi online, walk-in, dan sistem manajemen properti, dapat menciptakan celah di mana pemesanan double dapat terjadi.

Dampak Dari Double Booking

Berikut adalah dampak yang ditimbulkan akibat dari double booking.

Ketidakpuasan Tamu

Tamu yang mengalami situasi pemesanan double mungkin akan merasa kecewa. Sebab, mereka tidak mendapat kamar yang diinginkan.

Ketidakpuasan ini dapat berdampak buruk bagi reputasi hotel dan besar kemungkinan tamu akan memberikan ulasan negatif. Hal ini dapat menurunkan reputasi baik hotel.

Kehilangan Kepercayaan

Double booking dapat merusak kepercayaan tamu terhadap profesionalisme dan ketelitian hotel.

Tamu yang merasa kecewa tentu mereka akan beralih ke hotel lainnya. Hal ini tentu dapat mengurangi loyalitas tamu.

Ketidaknyamanan Bagi Tamu

Double booking dapat menyebabkan ketidaknyamanan bagi tamu yang mungkin harus dipindahkan ke kamar yang berbeda atau akomodasi alternatif jika tidak ada kamar yang tersedia.

Proses pindah kamar atau pencarian akomodasi alternatif dapat mengganggu liburan atau perjalanan bisnis tamu.

Kerugian Finansial

Hotel dapat mengalami kerugian finansial akibat kompensasi yang harus diberikan kepada tamu yang terkena dampak double booking.

Contoh kompensasi tersebut seperti pemberian diskon, penggantian kamar, atau bahkan pengembalian uang.

Keputusan dalam memberikan kompensasi ini akan berdampak hilangnya pendapatan potensial dari kamar-kamar lain yang mungkin dapat dijual.

Tips Meminimalisir Double Booking

Untuk meminimalisir terjadinya pemesanan double, berikut ada beberapa tips yang bisa anda terapkan.

Investasi Pada Sistem Reservasi

Pilih dan implementasikan sistem reservasi yang dapat memantau ketersediaan kamar secara real-time dan terintegrasi dengan baik dengan sistem lainnya.

Sistem ini harus memiliki kemampuan untuk menghindari double booking dan memberikan pemberitahuan segera.

Buat Kebijakan dan Prosedur yang Jelas

Buat kebijakan yang jelas terkait dengan perubahan dan pembatalan reservasi.

Selain itu, pastikan bahwa semua staf hotel memahami dan mengikuti prosedur untuk menghindari double booking.

Lakukan Pemeriksaan Sistem Secara Rutin

Lakukan pemeriksaan atau audit secara rutin terhadap sistem reservasi dan prosedur manajemen reservasi.

Selain itu, anda juga mengidentifikasi potensi masalah dan ambil tindakan korektif sebelum mereka menjadi masalah yang lebih besar.

Gunakan Teknologi Pemantauan Real-Time

Gunakan teknologi real-time untuk memantau perubahan dalam reservasi. Sistem ini dapat memberikan peringatan jika ada potensi konflik jadwal.

Layanan Channel Manager Untuk Meminimalisir Double Booking

Atau anda tidak ingin ribet di dalam mengelola reservasi dan meminimalisir terjadinya double booking? Anda dapat menggunakan layanan GuestPro Channel Manager.

Layanan ini akan mempermudah anda di dalam mengelola ketersediaan kamar. Sistem ini memungkinkan update otomatis ketersediaan kamar secara real-time ke setiap online travel agent seperti: expedia, traveloka, booking.com, dan lain sebagainya.

Silahkan klik konsultasi gratis atau WhatsApp untuk mengenal lebih lanjut mengenai layanan channel manager ini.