Pengertian Walk in Guest Di Hotel Dan Prosedur Pelayanannya

Dalam lingkup perhotelan, mungkin anda pernah mendengar istilah Walk in Guest. Istilah ini sering digunakan untuk penyebutan salah satu jenis tamu yang datang ke hotel.

Apabila anda ingin mengenal lebih lengkap mengenai walk in guest ini, mari simak pembahasannya di bawah ini.

Pengertian Walk in Guest Hotel

Walk in Guest adalah sebutan untuk tamu yang tiba di hotel atau akomodasi lain tanpa melakukan pemesanan sebelumnya.

Keberadaan walk-in guest dapat membawa tantangan tersendiri bagi pihak hotel. Sebab, jenis tamu mungkin datang tanpa persiapan atau informasi sebelumnya.

Dalam hal ini, pihak hotel perlu memiliki kebijakan dan sistem yang efisien untuk mengakomodasi kebutuhan walk-in guest ini dengan baik.

Prosedur Melayani Walk in Guest

Berikut adalah beberapa cara menerima jenis tamu walk in guest secara umum.

Sambut Tamu Dengan Ramah Dan Sopan

Saat pertama kali datang ke hotel, tentu pertama tamu harus disambut dengan ramah dan sopan serta tawarkan bantuan ke mereka.

Tanyakan Jenis Kamar Dan Lama Menginap

Jika tamu menyatakan akan check-in tetapi belum membuat reservasi, maka tanyakan jenis kamar yang diinginkan dan berapa lama mereka ingin menginap.

Cek Ketersediaan Kamar

Setelah mendapat informasi jenis kamar yang diminta, selanjutnya dapat dilakukan pengecekan ketersediaan pada data kamar vacant (tidak sedang terisi tamu).

Tawarkan Kamar Yang Mahal Terlebih Dahulu

Di awal, usahakan untuk menawarkan atau menjual kamar yang mahal terlebih dahulu.

Konfirmasi Apakah Tamu Sudah Pernah Menginap

Tanyakan tamu apakah mereka sudah pernah menginap sebelumnya. Apabila iya, maka lakukan pencarian data guest history yang umumnya dicatat di komputer.

Lakukan konfirmasi data dan beri tahu jika ada perubahan harga kamar.

Sementara, bila belum pernah menginap sebelumnya, maka tawarkan harga normal dan jelaskan fasilitas yang didapatkan.

Berikan Potongan Harga Sesuai Kondisi Tertentu

Potongan harga ini biasanya diberikan ketika ada promo special, diskon, dan lain sebagainya.

Berikan Registration Card (RC)

Apabila tamu sepakat untuk melakukan check in, maka berikan Registration Card untuk melakukan pengisian informasi dan penandatanganan.

Cek Ulang Identitas Tamu Di Registration Card

Mintalah kartu identitas tamu dan lakukan pencocokan dengan data yang diisi di Registration Card.

Selain itu, jangan lupa untuk meminta nomor telepon yang bisa dihubungi.

Tanyakan Jenis Pembayaran

Tanyakan tamu tentang jenis pembayaran yang ingin dipakai. Beberapa contoh pembayaran yang umum disediakan oleh hotel seperti: Credit Card, Tunai (Cash), Voucher, Guarantee Letter, dan Voucher Complimentary.

Buatkan Guest Card

Selanjutnya, buatkan tamu guest card yang umumnya berisi kupon meal dan Welcome Drink Hotel sesuai tanggal, nomor kamar, nama tamu, dan jumlah tamu.

Jelaskan Mengenai Ketentuan-Ketentuan Yang Berlaku

Beri tamu penjelasan mengenai hal-hal atau ketentuan yang berlaku seperti harga kamar, waktu check-out, waktu atau tempat breakfast, menyimpan barang di safety deposit box, dan lain sebagainya.

Berikan Kunci Kamar Kepada Bellboy

Setelah semuanya siap, berikan kunci kamar kepada bellboy. Lalu, bellboy akan mengantar tamu ke kamar mereka.

Ucapkan Terima Kasih Kepada Tamu

Terakhir, jangan lupa ucapkan terima kasih dan selamat beristirahat kepada tamu.

Nah, itulah beberapa prosedur umum menerima tamu walk in guest. Perlu dicatat bahwa prosedur mungkin dapat berbeda-beda di setiap hotel. Semoga informasi ini bermanfaat!