Menggunakan Teknologi PMS, Operasional Hotel Tetap Kacau?

Banyak pemilik hotel percaya bahwa setelah memakai teknologi hotel seperti Property Management System (PMS), semua masalah operasional akan langsung beres.

Reservasi otomatis, laporan rapi, dan kerja staf jadi lebih ringan. Tapi kenyataannya, tidak sedikit hotel yang justru merasa operasional tetap ribet, kacau, dan bikin stres, meskipun sistemnya sudah “canggih”. Jadi, sebenarnya apa yang salah?

PMS Itu Alat Bukan Solusi Ajaib

PMS adalah tools. Sama seperti Point of Sale di restoran, sistem hanya membantu jika cara kerjanya juga ikut berubah. Banyak hotel berharap teknologi menyelesaikan masalah lama, padahal prosesnya masih sama seperti sebelum digital.

Kalau sebelumnya reservasi sering salah input, staf bingung, atau SOP tidak jelas, PMS justru akan memperlihatkan kekacauan itu dengan lebih jelas, bukan menyembunyikannya.

Proses Lama Masih Dipertahankan

Salah satu kesalahan paling umum adalah mengganti sistem tanpa memperbaiki proses. Sebagai contohnya:

• Staf masih mencatat di kertas “biar aman”.
• Informasi tamu tidak diinput lengkap.
• Perubahan kamar hanya disampaikan lisan, tidak dicatat di system.

Akhirnya data di PMS tidak sinkron dengan kondisi lapangan. Bukan salah teknologinya, tapi karena kebiasaan lama masih dipakai.

Tim Tidak Dilibatkan Sejak Awal

Mirip dengan bisnis restoran, kalau kamu ganti POS System tanpa melibatkan kasir dan kitchen, pasti chaos. Hal yang sama terjadi di hotel.

Banyak keputusan PMS dibuat hanya oleh owner atau manajemen, sementara front office, housekeeping, dan admin baru tahu saat sistem sudah jalan.

Akibatnya:

• Staf bingung
• Tidak ada rasa memiliki
• Sistem dipakai setengah-setengah

Tanpa buy-in dari tim, teknologi secanggih apa pun tidak akan optimal.

Terjebak di Momen “Go-Live”

Banyak hotel mengira pekerjaan selesai saat PMS resmi dipakai. Padahal, fase tersulit justru setelah go-live. Biasanya setelah 1–2 minggu:

• Fitur tidak dipakai maksimal.
• SOP baru mulai dilanggar.
• Staf kembali ke cara lama karena dirasa “lebih cepat” dalam jangka pendek.

Tanpa pendampingan lanjutan, evaluasi, dan penyesuaian, PMS hanya jadi pajangan digital.

SOP Tidak Disesuaikan dengan Sistem

Teknologi hotel seharusnya jadi pusat operasional, bukan tambahan. Kalau SOP check-in, penanganan komplain, hingga koordinasi housekeeping tidak disesuaikan dengan PMS, hasilnya adalah kerja dobel dan miskomunikasi.

SOP harus dibangun mengikuti alur sistem, bukan sebaliknya.

Vendor Dipilih Karena Tren, Bukan Kebutuhan

Kesalahan lain adalah memilih PMS karena “hotel lain pakai” atau “lagi populer”. Padahal setiap bisnis punya karakter berbeda.

Hotel kecil, boutique hotel, atau properti dengan F&B kuat (resto, cafe, banquet) butuh sistem yang sesuai kebutuhan nyata, bukan sekadar fitur banyak.

Jadi, Bagaimana Supaya Teknologi PMS Hotel Benar-Benar Bekerja?

Intinya sederhana:

• Perbaiki proses sebelum dan saat pakai PMS.
• Libatkan tim sejak awal.
• Jadikan PMS sebagai pusat kerja harian.
• Lakukan evaluasi rutin setelah implementasi.
• Bangun budaya kerja berbasis sistem, bukan kebiasaan lama.

Teknologi hotel bukan solusi instan, tapi alat penguat manajemen. Kalau dipakai dengan benar, operasional bisa jauh lebih rapi, tim lebih tenang, dan tamu pun lebih puas.

Kesimpulan

Teknologi hotel seperti PMS bukan solusi ajaib yang langsung merapikan operasional, melainkan alat bantu yang baru akan terasa manfaatnya jika dibarengi dengan perubahan proses kerja, SOP yang jelas, serta kesiapan tim dalam menggunakannya.

Tanpa itu, sistem secanggih apa pun justru bisa menampilkan kekacauan yang sudah ada sejak awal. Ketika hotel mulai melihat PMS sebagai pusat operasional harian bukan sekadar software tambahan dan menggunakannya secara konsisten, barulah teknologi benar-benar membantu bisnis berjalan lebih rapi, efisien, dan berkelanjungan.