6 Langkah Dalam Menjaga Kerahasiaan Data Tamu Hotel

Menjaga kerahasiaan data tamu hotel bukan hanya tentang kewajiban hukum akan tetapi sudah menjadi merupakan tanggung jawab moral bagi bisnis perhotelan.

Dalam operasionalnya, hotel mengumpulkan berbagai jenis data dari tamu mereka, mulai dari informasi pribadi seperti nama dan alamat, hingga detail pembayaran. Sehingga, sudah sewajibnya hotel melindungi data-data tamu dari tindakan kejahatan.

Dalam blog ini, kita akan akan membahas pentingnya menjaga kerahasiaan data tamu serta bagaimana langkah yang dapat diambil untuk menjaganya.

Pentingnya Menjaga Data Tamu Hotel

Kepatuhan Terhadap Peraturan Hukum

Salah satu alasan utama mengapa hotel harus menjaga kerahasiaan informasi tamu adalah untuk mematuhi berbagai peraturan hukum yang mengatur perlindungan data.

Sebagai contoh adalah General Data Protection Regulation (GDPR) yaitu peraturan Uni Eropa yang memfokuskan pada perlindungan data pribadi warga Uni Eropa.

Ini mengatur pengumpulan, penyimpanan, dan pengolahan data pribadi, serta mewajibkan organisasi untuk melindungi data dengan baik.

Meskipun diadopsi diadopsi di Uni Eropa akan tetapi GDPR ini memiliki dampak global khususnya bagi hotel-hotel yang melayani tamu dari Uni Eropa.

Membangun Kepercayaan Tamu

Ketika tamu memesan kamar di hotel, mereka mempercayakan informasi pribadi mereka kepada hotel tersebut baik itu nama, alamat, no telepon, hingga pembayaran di hotel.

Apabila suatu hotel gagal melindungi informasi tersebut, hal ini dapat menghilangkan kepercayaan tamu.

Kepercayaan yang hilang ini akan sulit untuk dipulihkan dan dapat menyebabkan tamu beralih ke hotel lain yang mereka anggap lebih aman.

Sebaliknya, dengan menjaga kerahasiaan informasi, hotel dapat membangun dan mempertahankan hubungan yang kuat dan positif dengan tamu mereka.

Menghindari Reputasi Yang Tercemar

Reputasi adalah aset berharga dalam industri perhotelan. Berita tentang pelanggaran data dapat dengan cepat menyebar dan merusak reputasi hotel.

Reputasi yang tercemar dapat mengakibatkan berkurangnya jumlah tamu, ulasan negatif di platform online, dan penurunan peringkat di situs perbandingan hotel.

Mempertahankan kerahasiaan informasi tamu membantu hotel menjaga reputasi mereka tetap positif dan menarik lebih banyak tamu.

Mencegah Kerugian Finansial

Pelanggaran data dapat berdampak besar pada keuangan hotel. Misalnya: terkena denda dan biaya hukum apabila terjadinya pelanggaran data.

Selain itu, pelanggaran data dapat mengakibatkan penurunan pendapatan karena hilangnya kepercayaan tamu dan reputasi yang rusak.

Hotel yang dianggap tidak aman akan kehilangan bisnis dari tamu yang khawatir tentang keamanan data mereka.

Meningkatkan Pengalaman Tamu

Tamu yang merasa data mereka aman cenderung merasa lebih nyaman dan percaya diri selama menginap.

Ini dapat meningkatkan keseluruhan pengalaman tamu, yang pada akhirnya dapat menghasilkan ulasan positif dan loyalitas pelanggan yang lebih tinggi.

Pengalaman tamu yang positif juga dapat mendorong rekomendasi dari mulut ke mulut, yang sangat berharga dalam industri perhotelan.

Langkah Menjaga Kerahasiaan Data Tamu Hotel

Membuat Kebijakan Data Yang Jelas

Hotel harus memiliki kebijakan mengenai data pribadi yang jelas, serta memberikan hak kepada tamu untuk mengakses dan mengontrol informasi mereka.

Kebijakan ini dapat mencakup jangka waktu penyimpanan data, tujuan pengumpulan data, dan bagaimana cara hotel dalam melindungi informasi tersebut.

Memberikan Pelatihan Kepada Para Staff

Hotel berbintang atau hotel yang bersertifikasi umumnya mempunyai standar operasional keamanan yang ketat.

Dalam hal ini, hotel perlu menyediakan pelatihan untuk para staff mengenai pentingnya menjaga informasi tamu dan bagaimana upaya yang dapat dilakukan untuk melindunginya.

Koordinasi Yang Baik Antara Manager dan Departemen

Dalam mengelola data, koordinasi yang baik antara manajer hotel dan departemen terkait menjadi hal yang sangat penting.

Data tamu seringkali terdapat di berbagai sistem dan aplikasi yang digunakan oleh berbagai departemen , seperti penerimaan reservasi atau di restoran hotel.

Dalam hal ini, manajer harus memastikan bahwa semua departemen bekerja bersama untuk menjaga keamanan data tamu dengan baik.

Menyediakan Proteksi Data Pada Setiap Perangkat

Hotel harus mengambil langkah-langkah untuk melindungi informasi tamu yang tersimpan dalam perangkat elektronik seperti komputer atau laptop.

Ini dapat dilakukan dengan menggunakan password yang kuat, enkripsi data, dan perlindungan terhadap akses yang tidak sah.

Mengatur Manajemen Akses Data Dan Izin Pengguna

Hotel perlu mengatur manajemen akses data dan izin pengguna dengan cermat seperti hanya staff yang membutuhkan akses ke informasi pribadi tamu yang memiliki izin.

Dengan demikian, risiko akses tidak sah atau penyalahgunaan data dapat diminimalisir.

Menyediakan Fasilitas Untuk Menjaga Keamanan Data

Hotel berbintang dan hotel yang bersertifikasi biasanya dilengkapi dengan fasilitas keamanan yang lengkap.

Sebagai contoh, adanya pengawasan akses ke lantai kamar tamu yang hanya dapat diakses dengan kunci yang sah. Selain itu, ada juga CCTV yang dipasang untuk mengawasi area publik.

Dengan mengikuti langkah tersebut, hotel dapat memastikan keamanan data tamu mereka dan meningkatkan kepercayaan tamu.

Referensi:

• https://lsupariwisata.com/2023/07/27/menjaga-keamanan-data-tamu-mekanisme-proteksi-informasi-di-industri-perhotelan/
• https://www.linknet.id/article/dua-standar-keamanan-data-tamu-yang-harus-diperhatikan-hotel